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Procedimientos para Tramitaciones de Gastos
División de Servicios Económicos y Financieros

1. En General

Debido a observaciones realizadas por la Dirección General de Administración de la UNLP en trámites de compras y contrataciones en general y en virtud de la puesta en marcha del Sistema de Compras Siu-Diaguita, deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos fundamentales al inicio de una tramitación:

  • En todos los casos los expedientes deberán comenzar con la "Solicitud de bienes y servicios" generada por el Sistema de Compras Siu-Diaguita, con la firma de la autoridad competente, adjuntando un justiprecio o valor aproximado.
  • Las tramitaciones serán caratuladas por Mesa de Entradas, rechazándose aquellas que no hayan sido iniciadas a través de dicha oficina.
  • No se aceptaran en ningún caso facturas sueltas sin expedientes que la respalde.
  • Los reintegros de gastos deberán interpretarse que son trámites por excepción, sin recurrir a los mismos como una operatoria sistemática.
  • Las compras menores a PESOS TRES MIL ($ 3.000,00) deben realizarse por caja chica, las cuales serán solicitadas mediante su correspondiente formulario y de acuerdo al procedimiento detallado en particular para cajas chicas (ver pto. 2.3), siempre que el solicitante cuente con la disponibilidad de recursos necesarios.
  • En cualquier caso de compra o contratación, al momento de llegar el Expte. a la D.S.E. y Financieros, se procederá como primera instancia a verificar si la/s firma/s emisoras del/los presupuestos cumplen con las exigencias de la AFIP. En caso que no lo hagan, esta Dirección le solicitara que presente nuevos presupuestos de otro proveedor que si cumpla con los requisitos.
  • Es necesario observar y mantener la correspondencia y correlatividad de la fecha con la documentación que respalda cada etapa. Es decir, primero la solicitud, segundo el presupuesto, tercero la emisión de la orden de compra (si correspondiese emitirse) y por último la factura y/o recibo.
  • Las facturas comerciales deben reunir los siguientes requisitos para todo tipo gasto:
    1. Ser de tipo "B" ó "C" (NO "A"), estar a nombre de "Facultad de Ingeniería UNLP", consignar domicilio: Calle 1 esquina 47 - La Plata, IVA Exento - CUIT Nº 30-54666670-7. En caso que la compra se realice por caja chica deberá constar que la condición de venta es de contado. La factura deberá mantener perfectas condiciones de lectura. En caso de compras afectadas a la fuente de financiamiento Tesoro Nacional que requiera pedido de fondos y emisión de orden de pago, la factura deberá contener los mismos requisitos salvo la condición de contado o pagado que NO deberá constar en la misma.
    2. Las tachaduras o enmiendas que contenga una factura deben ser salvadas con una leyenda que valide la corrección, con firma, aclaración y DNI del proveedor, con la misma lapicera que se conformo. Si está hecha por computadora y se le hacen correcciones con lapicera también tienen que ser validadas con firma, aclaración y DNI del proveedor. Se recomienda revisar los precios totales de cada rubro (cantidad por unitario). La suma debe estar en números y letras.
    3. Las facturas deberán estar conformadas (firma y sello o aclaración) por la persona responsable de la compra.
  • En caso de presentación de tickets, los mismos deberán ser fiscales, acompañados de remito con el detalle de la compra y a nombre de la Facultad.
  • Los montos para todo tipo de gastos solo se podrán solicitar en PESOS ARGENTINOS y no en moneda extranjera.
  • Para todo tipo de trámite que quiera ser depositado en cuenta deberá adjuntarse una nota con los siguientes datos: CBU, nombre del Banco, Nombre del Titular y CUIL/CUIT.

2. En Particular

2.1 Compras

Las distintas áreas de la Facultad peticionarias deberán formular sus requerimientos de bienes o servicios mediante la solicitud de bienes y servicios del Sistema Diaguita, acompañada de un justiprecio o precio de referencia, presentando la nota a través de Mesa de Entradas para su correspondiente caratulación, con la debida antelación y cumpliendo con los siguientes requisitos:

  1. Indicar las cantidades y características de los bienes o servicios a los que se refiera la prestación.
  2. Justificar la necesidad del requerimiento de los bienes o servicios.
  3. En caso de no existir más de una firma proveedora de los bienes a adquirir, se deberá especificar esta circunstancia mediante una aclaración pertinente, adjuntando la documentación respaldatoria (por ejemplo: certificado de exclusividad emitido y firmado por el representante de la firma).
  4. Salvo casos especiales originados en razones científicas, técnicas o de probada conveniencia para lograr un mejor resultado de la contratación, no podrá pedirse marca determinada. En los casos en que no se acrediten estas situaciones especiales e igualmente se mencionara una marca en particular en los pliegos, será al solo efecto de señalar características generales del objeto pedido, sin que ello implique que no podrán proponerse artículos similares de otras marcas.
  5. Determinar que partida de financiamiento se va a afectar.
  6. Firma de la autoridad competente.

El justiprecio o precio de referencia deberá constar como adjunto de la nota de solicitud, pudiendo ser extraído de internet o un impreso del enviado por la firma proveedora del rubro a través del uso de correo electrónico.

Luego de recepcionado el trámite de compra y/o contratación se procederá en forma inmediata a la imputación preventiva del gasto, de acuerdo al justiprecio o valor de referencia que acompaña a la solicitud de bienes y servicios del Sistema Diaguita.

El trámite continuara con los pasos siguientes a través de la D.S.E. y Financieros, hasta la recepción de los bienes, momento en el cual deberá actuar personal idóneo que entienda sobre lo recibido.

2.1.1 Procedimientos de Compras y Contrataciones:

  1. Compra Irrelevante: Se considera compra irrelevante a toda compra o contratación que sea inferior a la suma de Pesos DIEZ MIL ($ 10.000,00). Para efectuar una compra irrelevante se deberá contar con una nota de elevación dirigida al Sr. Decano, Solicitud de Bienes y Servicios confeccionada en el Sistema SIU Diaguita y Justiprecio o presupuesto.
  2. Trámite Simplificado: Se denomina trámite simplificado aquellas compras y contrataciones superiores a la suma de Pesos DIEZ MIL UNO ($ 10.001,00) e inferiores a la suma de Pesos SETENTA Y CINCO MIL ($ 75.000,00). Para efectuar un trámite simplificado se deberá contar con una nota de elevación al Sr. Decano, Solicitud de Bienes y Servicios confeccionada en el Sistema SIU Diaguita y justiprecio o presupuesto actualizado.
  3. Los proveedores que se sugieran para un trámite simplificado deberán estar Inscriptos en el SIPRO (Sistema de Información de Proveedores), Poseer Certificado Fiscal para Contratar vigente o Libre Deuda Previsional y Constancia de Inscripción a la AFIP actualizada. Aquellos proveedores que no cumplan con los requisitos antes mencionados no podrán contratar con el Estado Nacional de acuerdo a la Normativa vigente Decreto PEJ N° 893/12 y Resol. UNLP N° 667/12.

  4. Contratación Directa: Se denomina Contratación Directa a las compras o contrataciones que fueran superior a la suma de Pesos SETENTA Y CINCO MIL UNO ($ 75.001,00) e inferior a la suma de Pesos DOSCIENTOS MIL ($ 200.000,00). La modalidad de ejecución de las contrataciones directas es idéntica a la de un trámite simplificado, complementándola con las publicaciones correspondientes (Sitio Web de la ONC, Diarios, etc.).
  5. Licitaciones Privadas: Se efectuarán Licitaciones Privadas cuando la compra o contratación supere la suma de Pesos DOSCIENTOS MIL UNO ($ 200.001,00) e inferior a la suma de Pesos OCHOCIENTOS MIL ($ 800.000,00). Para efectuar una Licitación Privada deberá dirigirse en primera instancia a la Dirección de Servicios Económicos y Financieros.
  6. Licitaciones Públicas: Se efectuarán Licitaciones Públicas cuando la compra o contratación supere la suma de Pesos OCHOCIENTOS MIL UNO ($ 800.001,00). Para efectuar una Licitación Pública deberá dirigirse en primera instancia a la Dirección de Servicios Económicos y Financieros.
    1. Nota de Elevación firmada por la autoridad competente donde conste la posible fuente de financiamiento.
    2. Formularios de contratos por triplicado firmados por el agente contratado.
    3. Constancia de inscripción de la AFIP por cada contratado.
    4. Anexo-Planilla de Declaración Jurada para retribuciones de Personal (Res. 227/12).
    1. Viáticos:

      El régimen de viáticos para viajes en el país está reglamentado por el Decreto 811/14 (modificatorio del Dcto. 911/06) y para viajes al exterior Dcto.761/10 (modificatorio del Dcto. 280/95).

      • El viático comprende gastos de hospedaje y comida para distancias mayores de 50 km de su asiento habitual o que, aún cuando esté ubicado a una distancia menor, obligue al agente a pernoctar en el sitio de su actuación provisional, por exigirlo así el cumplimiento de la misma, o falta de medios apropiados de movilidad.
      • El Decreto 911/06, art. 4, establece en parte de sus incisos lo transcripto a continuación:

        "...El otorgamiento del viático se ajustará a las siguientes normas:

        1. En la oportunidad de autorizarse la realización de comisiones, deberá dejarse establecido, además de las correspondientes motivaciones, el medio de movilidad a utilizarse para su cumplimiento, ponderándose en la emergencia los factores que conduzcan al más bajo costo;
        2. Comenzará a devengarse desde el día en que el agente sale de su asiento habitual para desempeñar la comisión de servicio, hasta el día que regresa de ella, ambos inclusive;
        3. Se liquidará viático completo por el día de salida y el de regreso, siempre que la comisión de servicio que lo origine tenga comienzo antes de las doce (12) horas del día de la partida y finalice después de la misma hora del día de regreso;
        4. Corresponderá el cincuenta por ciento (50%) del viático, al personal que en el desempeño de comisiones especiales permanezca alojado a más de cincuenta (50) kilómetros de su asiento habitual, por la mañana y por la tarde, sin regresar al mediodía;..."
      • Se eleva nota con el siguiente detalle:
        1. El motivo de la comisión de servicios.
        2. Nombre y Nº de documento.
        3. Destino.
        4. Fechas y horarios de salida y regreso a su asiento habitual
        5. Establecer cantidad de días sujetos a viáticos (gastos de comida y hospedaje) otorgados.
        6. Si se requiere que el monto a cobrar sea transferido a una cuenta bancaria de la cual son titulares indicar Nombre, CUIT y CBU.
        7. Antecedentes. Ej: Aceptación de trabajos presentados, Información impresa del Congreso, Reunión, etc.
      • Una vez finalizado el viaje tendrán cinco (5) días hábiles de la fecha de llegada para presentar la rendición (Certificado de Asistencia y/o firma de la Declaración Jurada de Rendición de Viáticos al Exterior.) De no cumplir será intimado para que regularice su situación dentro de los diez (10) días, caso contrario el monto no reintegrado será deducido de sus haberes correspondientes al mes siguiente de su incumplimiento, sin perjuicio de las sanciones pertinentes. (Art. 7 del decreto 280/95).

      Aclaración: Los viáticos solamente se podrán limitar por días y no por montos.

    2. Gastos de Movilidad - Pasajes
      • Al personal que cumpla comisión de servicio fuera de su asiento habitual utilizando automotor particular de su propiedad no afectado al servicio oficial, sólo se le abonará en concepto de gastos de movilidad el importe del pasaje de ida y vuelta, con o sin cama según sea la duración del viaje entre los puntos que abarque la comisión encomendada, por el medio de transporte más económico que hubiere.
      • Los gastos de pasajes de transporte terrestres que hayan sido adquiridos en forma personal por el agente que realizará la movilidad, serán ejecutados como tramites de excepción por reintegro (s/ procedimiento de Tramites de excepción-reintegros).
      • Los gastos de pasajes aéreos serán instrumentados por el Decreto del poder Ejecutivo Nacional Nº 1191/12. ( compra a través de Aerolíneas Argentinas) - en caso de aclaratoria remitirse al Dpto. de Compras de la Facultad.
    • El régimen de Caja Chica está reglamentado para los organismos de la Administración Central por el Decreto N° 1344/2007 - Artículo 81, el cual fue modificado por el art. 80 de la Ley N° 26.546 B.O. 27/11/2009
    • El monto de solicitud de una Caja Chica para las Dependencias que poseen recursos propios será de hasta PESOS TREINTA MIL ($ 30.000,00).
    • El sistema acepta una caja chica por Subdependencia (Dpto-Lab.).
    • Verificar los saldos del área, antes de solicitar la caja Chica en la Contaduría.
    • La solicitud se realiza presentando en la Oficina de Mesa de Entradas el formulario tipo de Caja Chica (FORMULARIO Nº 01) que debe contener Tipo y N° de Documento del Responsable de la Caja Chica y estar autorizado por el Jefe del Departamento o por funcionarios de jerarquía similar.
    • Es renovable automáticamente, es decir, que cada vez que se presenten comprobantes de gastos se emitirá un cheque por la suma de los mismos. (Ver reintegro de Gastos)
    • El reintegro se realizará como máximo una vez por mes. Será presentado a través de la Mesa de Entradas con los comprobantes conformados con firma y sello del responsable y conteniendo el sello o inscripción de PAGADO, acompañados con una Planilla resumen en formato Excel (Formulario Nº 02), con el detalle de los gastos por inciso (según nomenclador del Decreto Nacional 866/92) y Nota de Elevación (Formulario Nº 3).
    • Cada pago individual (Importe por factura o documento equivalente) que se rinda no debe exceder la suma de Pesos Tres Mil ($ 3.000,00).
    • No se aceptarán comprobantes con fecha anterior a la solicitud original de apertura de la caja chica.
    • Los gastos de provisión de combustible y lubricantes para los vehículos oficiales y/o particulares al servicio de la facultad que se presenten, deberán ser contratados con YPF Sociedad Anónima, según se estipula en el Decreto 1189/12 del Sector Publico Nacional.
    • Cuando se cierra una Caja Chica "Última Caja Chica" deberán presentarse los comprobantes en la Contaduría con planilla resumen (Formulario Nº 02) por el monto solicitado originalmente, en caso de rendir por un monto menor se tendrá que devolver la diferencia en efectivo en la Tesorería (Formulario Nº4).
    • La fecha de cierre de las Cajas Chicas será el día 10 de Noviembre del año en curso o el primer día hábil posterior al 10, en caso que este resultara no hábil o feriado. Dicha fecha no podrá prorrogarse en virtud que para poder realizar el cierre de ejercicio contable, indefectiblemente se deberá proceder al cierre de todas las cajas chicas. La no presentación en forma documentada en tiempo y forma implicara por parte del responsable la devolución total en efectivo por el valor de la caja chica solicitada inicialmente.
    • Cada Departamento y Laboratorio debe contar con una copia del nomenclador por objeto de gasto.
    • Presentar en Mesa de Entradas nota especificando el fundamento, motivo, nombre y n° de documento de quien realizó el gasto por compra de bienes y/o servicios a reintegrar, adjuntando el comprobante que originó la operación (con sello o inscripción de PAGADO).
    • Todo gasto mayor a la suma de PESOS MIL ($ 1.000,00) y que estuviese sujeto a reintegro, debe ser autorizado por la Presidencia de Universidad, por lo que los tiempos administrativos de la convalidación del trámite no serán responsabilidad de esta administración.
    • Si el comprobante esta en moneda extranjera, se tomara la cotización (dólar s/ BNA, otras monedas s/ BCRA) al mismo día de la fecha de la factura.
    • Los gastos que se imputan a Presencia Institucional son viáticos, pasajes e inscripciones a congresos y para Viajes de Campaña, pasajes y/o alquiler de transporte y alojamiento.
    • El trámite se inicia por expediente en Mesa de Entradas con una antelación mínima de 30 días a la realización del viaje.
    • La fecha límite de presentación de trámites para presencia institucional será el primer día hábil del mes de Noviembre.
  7. 2.2 Contratos

    Las distintas áreas (Departamentos y Laboratorios) retiraran las hojas rubricadas para realizar los Contratos de Obra y de Servicio en la Contaduría de la Facultad.

    El trámite se iniciará presentando en Mesa de Entradas lo siguiente:

    Al momento del pago se deberá presentar en la Tesorería de Facultad la Prestación de Servicio que acredite que el agente realizó la tarea encomendada durante el mes del contrato, además de la factura correspondiente.

    2.3 Cajas Chicas

    Reintegro de gastos por Caja Chica

    Cierre de Caja Chica

    2.4 Trámites de Excepción-Reintegros

    El reintegro, es un trámite solo para situaciones excepcionales, siempre dicho trámite estará sujeto a la aprobación de la Presidencia de Universidad.

    Para su sustanciación se deberá proceder de la siguiente forma:

    Importante: En el momento de presentar el comprobante, la D.S.E. y Financieros procederá a verificar la situación fiscal del contribuyente. En caso de no estar en condiciones ante la AFIP se rechazara el reintegro.

    2.5 Presencia Institucional y Viajes de Campaña

    Consideraciones de Presencia Institucional

    Esta información está basada en la reglamentación de la UNLP y normativa de la Administración Pública Nacional.

    Muy Importante:

    Cabe resaltar que en años anteriores y especialmente el 2013, llegaron a la D.S.E. y Financieros, trámites de Presencia Institucional que fueron realizados antes de la presentación de las actuaciones, debiéndose apelar de esta forma a la modalidad de reintegro de gastos al agente que realizó la comisión.

    Esta modalidad, en casos utilizadas por algunos Departamentos como sistemática, generó que la gran cantidad de reintegros que se elevaron a Universidad para la aprobación del Señor Presidente fuera motivo de llamado de atención por parte de la Dirección General de Administración de la UNLP a esta Administración por desconocer la normativa del reintegro como excepción.

    Del mismo modo, una gran cantidad de docentes realizaron sus reclamos en esta área por las demoras suscitadas, siendo que la D.S.E. y Financieros resultara absolutamente ajena a las causas de las mismas.

    Por lo expuesto, se insta a las autoridades departamentales a dar curso a las normas administrativas expuestas precedentemente para la realización de viajes, quedando en caso contrario bajo su exclusiva responsabilidad la justificación mediante nota aclaratoria de la causa por la cual el trámite administrativo se realiza con demora o posterior al momento que correspondiese.

    Dirección de Servicios, Económicos y Financieros, Diciembre de 2013.

 

Actualizado el 09/03/2016
 
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